GCC導入事例： 東京クラウド・住民情報系システム共同利用

事業の始まりは平成30年、3市間で共同利用の協定が締結されたことだった。それ以前から総務省より有識者を招くなど共同利用への意識付けを各市で行っていたほか、勉強会など交流を通して情報部門の考えが近いという意識があったという。平成28年度に人口規模やシステムの更新時期が近い三鷹市・日野市の2市で事業の検討が始まり、次年度29年度に立川市がシステム導入の見直しの結果共同利用への参加を決定。3市で取り組むに至った。

共同利用のゴールラインとして設けたのは「①業務の標準化と共通化」「②カスタマイズの抑制と帳票の統一化」の2項目。結果として、システムに投じる費用削減や内部業務の効率化を狙いとした。

実は、この共同利用に至る背景として「2040年問題（*用語解説参照）」がある。人口減少や少子高齢化が加速し、「2040年には自治体職員数が半分でも担うべき機能を発揮する」という局面を想定していかなければならないほど、自治体は担うべき機能の維持、量的にも質的にもその困難が増す中、解決できる能力が求められる。というものだ。

この先、自治体は職員数が減少していく中で住民サービスを維持し、かつ時代や状況に合わせた施策に対応していく必要がある。

「同じ庁内には前任者がいないケースも出てくる。だからこそ、他団体に同じ業務を担当する相談相手がいること、業務内容を合わせて広域で補い合う準備が今、必要とされています」と言うのは、日野市情報政策課長。

本事業では「システムや帳票だけでなく運用も合わせる」を徹底した。

3市でのシステム共同利用は、この先待ち受ける自治体の変化への準備、ひいては地域社会や住民の生活をこれからも支え続けるために3市で手を携えて進んでいく、という意思表明でもあった。

では、事業の発足からシステムの稼働を迎えるまで、各市はどのような工程でプロジェクトを進めていったのか。ここからは各市担当者のインタビューを交えて追っていきたい。

＃事業の進め方

複数の主管課、部署を横断し、自治体内で同じ目的を共有してそれぞれが意識を高めていくことは難しい。それぞれ共同利用移行についてどのように対応していったのか。

―主管課からの反応はいかがでしたか。また、どのように目的意識を共有していかれたのですか。

立川市　市長からは本事業が他団体と連携することで、事務の標準化・効率化が図られ、市民サービスの向上に繋がる施策になるとして、賛同を得ていました。職員へはトップダウンで事業の方針を示し、有識者による勉強会を開催するなどして協力を得る体制を作りました。

日野市　市長から賛同を得て、トップダウンという形が取れたのは事務局としても進めやすい部分がありました。

三鷹市　選定年度に市長や部課長からのメッセージを出し、事業の目的や意義を浸透させることも行いました。

＃仕様の確定

ただ、実際にシステムと業務運用を合わせることには様々な困難があったという。約60のワーキンググループ（以下、WG）が設置され、各業務主管課とコンサルタント、事務局が参加。「各WGで合意形成を行い、カスタマイズ要望など事業の基本方針に関わる重要な決定事項は各市の管理職も参加して最終調整をはかる（立川市）」という方法で調整を進めていった。

三鷹市　他市と運用を合わせるのが初めてのことで、懸案をひとつずつ潰していくことの繰り返し。運用の違いだけではなく、制度や規則を変える必要が出てきたりしたので、システムに関連することだけでも合わせていこうという所に苦労がありました。

公立学校の選び方が各市異なる、勧奨通知（*）の有無にばらつきがある…等々、大小様々な差異を埋めていく作業が続いた。また、各市の業務を突き合わせることで改善点も見つけられたという。

立川市　3市で帳票を比較したところ見直す箇所を見つけられたことや、市民へのお知らせ通知を折る/折らないの違いがあり、折ることに統一して郵券代（切手代）を抑えられた等、気づきが多くありました。

担当となった職員は通常業務もある中で取り組んでいたが、「市として大きな意味を持つ事業であること」という意識がワーキングを後押しした。

令和元年（2019年）から2年（2020年）にかけた調達で、本事業の優先交渉権をGCCが獲得。契約協議後、構築工程が始まった。

―調達前後、GCCにはどんな印象をお持ちでしたか？

三鷹市　GCCは自治体専業ということもあり、業務に詳しいという印象です。

立川市　都内でも採用する団体が増えていて、パッケージの完成度が高いと感じています。

日野市　ユーザ向け説明会があるなど情報発信をしっかりやっている印象を持っていました。

システム評価を含む提案内容のほか、GCCは本社のある群馬県で既に共同利用の実績があったことや、東京都内の既存ユーザの声など総合的な評価でGCC採用にいたったという。だが、事業のキックオフを行おうとした矢先、コロナ禍に突入。令和2年（2020年）4月から始まるシステム構築の打合せ、WGは、ほぼオンラインで行われた。手探りで始まったオンラインWGだが、構築開始から2年が経つ今、すっかり定着した。

現在、自治体を取り巻く環境は大きく変動している。2025年（令和7年）度末までにすべての市区町村が、国の定める標準仕様に準拠するシステムへ移行することが義務化された「自治体システム標準化（*）」もその一つ。3市共同利用を進める中で、本事業の関係者には大きなインパクトを与えた。国は自治体クラウド～共同利用を推進していたはずなのに、と。

国の方針は自治体クラウド・共同利用からシステム標準化へ移っている。ただ、3市は前向きに捉えている。

―本事業は標準化対応にどのようにつながっていくのでしょうか

三鷹市　自治体クラウドも標準化も目指すところ、趣旨は同じ。3市で仕様に合わせていった経験が生かされるのではないか。標準化はひとつのステップと捉えています。

日野市　他市とシステムや運用を合わせることを経験していることは大きいと感じています。この経験を三市で活かしていきたいと思います。

立川市　共同利用が前段階にあり、最終的に国が標準システムを整備するものと想定していました。3市で事務を標準化したノウハウは標準化への準拠にも有効です。

運用を合わせる作業を一度経験している、先に「汗をかいた」経験が活きてくるー標準化の流れの中にあって、3市ともこの事業での経験を活かして対応できる、と手ごたえを感じている。

2022年（令和4年）1月。東京クラウド協議会に東京都小金井市が参加する調印式が行われた。3市から4市になる東京クラウドは新たなターニングポイントを迎える。コスト削減と住民サービスの充実、そして「自治体DX（*）」への取組み。三鷹市情報推進課長は「単独市でやるよりも４市でやる方が推進力が生まれる」と言う。

三鷹市　スマートシティや手続きのデジタル化、引っ越しワンストップなど新しい取組みを進めていきます。共同利用とうまく連携しながら住民サービスを充実させたいです。

日野市　システムを熟知しているGCCからはたくさん提案してほしい。自治体の課題に対して、システムやデジタル技術を使ったらこう改善できる、という投げかけを期待しています。

立川市　東京クラウドの取り組みを着実に稼働させることの先に、標準化やガバメントクラウド（*）への対応があると思っています。

立川市情報推進課熊谷氏は「自治体システムはインフラのひとつ」と言う。サービスが継続・安定したその先に、時代に合わせた自治体の姿を描ける。また、3市とも「GCCはパートナー」とのコメントをいただき、標準化などこの先にある取組みに並走する責任を感じるとともに、自治体ひいては地域社会を支えるメンバーであることを感じている。